Privacybeleid

I. Inleiding

Bij Pozyx hechten we veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Dit privacybeleid legt uit hoe we uw persoonsgegevens beschermen en bij wie u terechtkunt voor meer informatie of om uw wettelijke rechten uit te oefenen.

Als u ons persoonsgegevens van andere personen verstrekt, zoals uw medewerkers, informeer deze personen dan eerst over ons privacybeleid voordat u hun persoonsgegevens aan ons toevertrouwt. Van onze kant zullen we elke gelegenheid aangrijpen om u en deze personen te informeren en gerust te stellen dat persoonsgegevens bij ons veilig zijn.

We behouden ons het recht voor om ons privacybeleid van tijd tot tijd aan te passen, indien wetgeving of onze interne praktijken dat vereisen. U vindt de actuele versie van ons privacybeleid altijd op onze website

II. Inhoud van ons privacybeleid

  1. De verwerkingsverantwoordelijke
  2. Doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens
  3. De verwerkte persoonsgegevens en, indien van toepassing, de noodzaak van de verstrekking ervan
  4. Duur van de verwerking en bewaring van gegevens
  5. Categorieën van ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens
  6. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens
  7. Technische en organisatorische maatregelen
  8. Inbreuken
  9. Contact opnemen met Pozyx in verband met gegevensverwerking

1. De verwerkingsverantwoordelijke

1.1 De rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens is Pozyx NV, een Belgische vennootschap met beperkte aansprakelijkheid met maatschappelijke zetel te Gaston Crommenlaan 4 bus 410, 9050 Ledeberg, België. Pozyx is geregistreerd in het Register van Rechtspersonen in België onder nummer 0634.767.208.

Pozyx NV is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens, omdat zij de doeleinden en middelen van de verwerking heeft bepaald, en dit hoewel deze verwerking kan worden uitgevoerd ten behoeve van Pozyx NV [of een van de volgende gelieerde ondernemingen: [aanvullen indien van toepassing]].

1.2 Pozyx NV en de gelieerde ondernemingen worden hierna gezamenlijk aangeduid als “Pozyx”, “ons” of “wij”, inclusief Pozyx Inc.

2. Doeleinden en rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens

2.1 Pozyx verwerkt persoonsgegevens van haar klanten en leveranciers, evenals van contactpersonen van haar klanten en leveranciers, voor de volgende doeleinden:

  1. Het uitvoeren van contractuele relaties (ook in de context van e-commerce), evenals wettelijk vereiste doeleinden die daarmee verband houden;
  2. het verlenen van ondersteuning of andere diensten;
  3. voor direct marketing;

Pozyx verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van haar websites voor de volgende doeleinden:

  1. reageren op het verzoek van de bezoeker dat via de contactpagina aan ons is gestuurd.
  2. het beoordelen en beantwoorden van de sollicitatie van de bezoeker en voor het beheer van onze database voor human resources.

Daarnaast kunnen we op onze website cookies gebruiken. Voor meer informatie over cookies verwijzen we naar het cookiebeleid dat op die website te vinden is.

Pozyx verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van haar websites voor de volgende doeleinden:

  1. reageren op het verzoek van de bezoeker dat via de contactpagina aan ons is gestuurd.
  2. het beoordelen en beantwoorden van de sollicitatie van de bezoeker en voor het beheer van onze database voor human resources.

2.2 De rechtsgrond voor deze verwerkingen is respectievelijk:
1) het uitvoeren van contracten en diensten

  1. de noodzaak voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.
  2. de gerechtvaardigde belangen van Pozyx en haar contractpartij om de totstandkoming of uitvoering van een contract te organiseren en hierover te communiceren. Naar onze mening worden deze belangen, gezien het beperkte gebruik van uw contactgegevens, niet overschreven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. Als u daar anders over denkt, verwijzen we u naar titel VI hieronder over uw wettelijke rechten met betrekking tot privacy.
  3. wettelijke redenen (zoals garantie na verkoop), naleving of fiscale en boekhoudkundige redenen. De rechtsgrond van onze verwerking is dan terug te vinden in Europese of nationale wetgeving.

2) het doel van direct marketing

  1. de gerechtvaardigde belangen van Pozyx om de verkoop te bevorderen, de relatie met klanten te versterken, klantloyaliteit te vergroten, enz.
    Voor verwerkingen die in het algemeen als weinig ingrijpend worden beschouwd (bijv. promotie per gewone post), worden deze belangen naar onze mening niet overschreven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. Als u daar anders over denkt, verwijzen we u naar titel VI hieronder over uw wettelijke rechten met betrekking tot privacy.
    We kunnen ook dezelfde rechtsgrond van ons gerechtvaardigd belang inroepen voor nieuwsbrieven die per e-mail naar onze eigen klanten worden verzonden, als uw e-mailadres rechtstreeks van u werd ontvangen in het kader van een verkoop en alleen wordt gebruikt voor de promotie van de eigen gelijkaardige producten van Pozyx. Elke nieuwsbrief bevat echter een link waarmee u zich kunt uitschrijven.
  2. uw toestemming.
    Voor marketinginitiatieven zoals u bellen of sms-berichten sturen, zullen we altijd eerst om uw toestemming vragen. Hetzelfde geldt voor e-mailnieuwsbrieven die niet aan de bovengenoemde voorwaarden voldoen.
    Uw toestemming wordt gevraagd op het moment dat we uw persoonsgegevens ontvangen (bijv. op de website of wanneer u een winkel bezoekt). U kunt uw toestemming op elk moment intrekken in overeenstemming met titel VI hieronder.

3) het doel van het beantwoorden van het verzoek van de bezoeker op onze websites

  1. de gerechtvaardigde belangen van Pozyx om uw verzoek te behandelen en op te volgen.
  2. de gerechtvaardigde belangen van Pozyx om uw sollicitatie te behandelen en op te volgen en een nuttige en relevante database voor human resources te beheren.
    Gezien uw initiatief om uw verzoek via de contactpagina te sturen (waarvan we aannemen dat u wilt dat we antwoorden) en het beperkte gebruik dat we van uw contactgegevens maken om te antwoorden, worden deze belangen naar onze mening niet overschreven door uw belangen of fundamentele rechten en vrijheden. Als u daar anders over denkt, verwijzen we u naar titel VI hieronder over uw wettelijke rechten met betrekking tot privacy.

3. De verwerkte persoonsgegevens en, indien van toepassing, de noodzaak van de verstrekking ervan

1) De persoonsgegevens die u aan Pozyx verstrekt (bij het plaatsen van een bestelling, het afsluiten van een contract, het indienen van een verzoek op de contactpagina van onze website, het bezoeken van onze kantoren of elke andere vorm van contact met Pozyx) zijn:

  • Naam
  • Adres
  • Contractgerelateerde informatie
  • Informatie over het bedrijf dat u vertegenwoordigt
  • E-mailadres
  • Telefoon- en/of mobiel nummer
  • Taal

En, indien van toepassing:

  • Identificatienummer
  • Locatiegegevens
  • Rekeningnummer
  • Type contactpersoon (professionele klant, particuliere klant, student, directe verkoopklant) en onderbouwing daarvan (bijv. btw-nummer, werkgeversverklaring, diploma of certificaat, studentenkaart)*
  • Voor directe klanten: sluitingsdagen* en bezochte tijdstippen
  • Ticketinformatie gekoppeld aan klantrekeningnummer
  • Wensen van de klant met betrekking tot direct marketing
  • Analysegegevens op basis van aankopen
  • Deelname van de klant aan opleidingen, diensten of promoties
  • Opnames van telefoongesprekken met de klantenservice

De hierboven vermelde persoonsgegevens aangeduid met een * moeten worden verstrekt als de klant wil genieten van de status van professionele klant, student of directe verkoopklant, of een klantenkaart wil verkrijgen of online wil kopen. Voor (andere) particuliere klanten die in een winkel kopen, is het verstrekken van persoonsgegevens volledig vrijwillig.

Pozyx kan specifieke promoties voorbehouden aan gesegmenteerde klanten, bijvoorbeeld op basis van aankoopgeschiedenis, type klant of klantwensen.

2) Bezoekers van onze websites verstrekken daarnaast de volgende persoonsgegevens

  • Gegevens ingevuld op de contactpagina
  • Antwoord op verzoek
  • Curriculum vitae en motivatiebrieven (sollicitanten)
  • Andere informatie die u ons verstrekt
  • Uw IP-adres
  • Uw browsertype
  • Uw mobiele netwerkprovider
  • Aanvullende informatie:
  • uuid, fabrikant, model, platform, OS-versie, OS-taal, taal van OS-gebruikers
  • App-ID's
  • Cookie-informatie
  • Informatie over uw gebruik van de website, inclusief de pagina's die u hebt bezocht;

4. Duur van de verwerking en bewaring van gegevens

1) Voor contractpartijen
We verwerken uw persoonsgegevens zolang dat nodig is in het kader van de met u gesloten contracten. Na beëindiging van onze actieve samenwerking met u worden uw persoonsgegevens bewaard zolang dat nodig is om juridische, compliance-, fiscale en boekhoudkundige redenen.
We verwerken uw persoonsgegevens voor directmarketingdoeleinden totdat u bezwaar maakt tegen of uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor dat doel intrekt.

2) Voor bezoekers van de website die de contactpagina invullen:
We verwerken uw persoonsgegevens zolang dat nodig is om uw verzoek te behandelen en op te volgen. De gegevens worden daarna niet bewaard (tenzij dit in het kader van een andere verwerking voor een ander doel nodig is, zoals nader beschreven in dit privacybeleid).
Persoonsgegevens die door sollicitanten werden verstrekt, worden gedurende een periode van één jaar vanaf de datum van verzameling bewaard in de database voor human resources, tenzij we uw toestemming verkrijgen om uw cv langer te bewaren.

5. Categorieën van ontvangers en doorgifte van persoonsgegevens

5.1 Persoonsgegevens die door Pozyx worden bewaard, kunnen binnen gelieerde ondernemingen worden gedeeld voor de doeleinden van Pozyx zoals uiteengezet onder titel II:

  1. Zoals aangegeven onder titel I, indien Pozyx NV de verwerkingsverantwoordelijke is voor de verwerking van persoonsgegevens voor zichzelf en een aantal gelieerde ondernemingen. Voor zover deze gelieerde ondernemingen deelnemen aan bepaalde verwerkingen, doen zij dit onder controle van Pozyx NV (tenzij de gelieerde ondernemingen kwalificeren als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor wettelijk vereiste verwerkingen).
  2. Pozyx kan bepaalde persoonsgegevens meedelen aan gelieerde ondernemingen (waaronder Pozyx Inc.) aangezien de gelieerde ondernemingen nauw samenwerken op managementniveau. Deze mededeling is beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden.

5.2 Voor zover deze mededeling van persoonsgegevens een doorgifte buiten de Europese Unie zou inhouden naar een land waar geen passend niveau van gegevensbescherming bestaat, zal Pozyx ervoor zorgen dat er passende contractuele waarborgen zijn om uw privacy te beschermen.

5.3 Naast de mededeling van persoonsgegevens aan gelieerde ondernemingen kan Pozyx samenwerken met de volgende categorieën van externe verwerkers: leveranciers van IT- en hostingdiensten, consultants en aanbieders van directmarketingdiensten. Pozyx zal ervoor zorgen dat al haar verwerkers passende verwerkersovereenkomsten hebben gesloten.

6. Uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens

6.1 Met betrekking tot de persoonsgegevens die door Pozyx worden verwerkt, hebt u een aantal wettelijke rechten:

  • U hebt het recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens en deze te laten corrigeren.
  • U kunt Pozyx vragen uw persoonsgegevens te wissen of de verwerking ervan te beperken.
  • Voor zover de verwerking is gebaseerd op de rechtsgrond van een gerechtvaardigd belang of voor directmarketingdoeleinden wordt uitgevoerd, hebt u het recht om bezwaar te maken tegen die verwerking.
  • Voor zover de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken.
  • U kunt vragen om de persoonsgegevens die u ons hebt verstrekt te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.

6.2 Binnen een termijn van maximaal 1 maand na ontvangst van uw verzoek zullen we op uw verzoek ingaan en antwoorden. Als we om welke reden dan ook niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen we u daarvan op de hoogte brengen met vermelding van de redenen. Als we u niet correct kunnen identificeren, kunnen we u vragen een bewijs van uw identiteit te verstrekken als voorwaarde om aan uw verzoek te voldoen.

7. Technische en organisatorische maatregelen

7.1 Pozyx zal alle technische en organisatorische maatregelen nemen die nodig zijn om de veiligheid en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen tegen ongewenste, onrechtmatige en ongeoorloofde (i) vernietiging, wijziging, aanpassing of verlies van persoonsgegevens en/of (ii) mededeling van of toegang tot persoonsgegevens en/of (iii) verwerkingsmiddelen.
Deze maatregelen zullen in overeenstemming zijn met de toepasselijke wetgeving en de risico's die verband houden met de verwerking en het soort persoonsgegevens dat wordt verwerkt, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten die ermee gemoeid zijn.

7.2. Pozyx zal alle maatregelen nemen die nodig zijn om haar medewerkers en personeel in overeenstemming te brengen met haar verplichtingen met betrekking tot uw persoonsgegevens en zal aan deze medewerkers die toegang tot de persoonsgegevens nodig hebben een schriftelijke geheimhoudingsverplichting opleggen.

7.3. De website kan links naar andere websites bevatten. Pozyx is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het privacybeleid of de richtlijnen van deze andere websites.

8. Inbreuken

8.1 Pozyx zal u informeren in geval van een inbreuk op uw persoonsgegevens die een hoog risico voor uw rechten inhoudt, tenzij een wettelijk verbod van toepassing is. Meer specifiek zal Pozyx u informeren over (i) de aard van de inbreuk, (ii) de feiten die aan de bevoegde autoriteit zijn meegedeeld en (iii) de genomen maatregelen.

9. Contact opnemen met Pozyx in verband met gegevensverwerking

9.1 Pozyx NV is de verwerkingsverantwoordelijke onder de AVG.
Om uw rechten onder titel VI uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via ons speciale privacy-e-mailadres: privacy@pozyx.io, of ons een brief sturen naar

Pozyx NV, Privacy, Zuiderpoort 10e verdieping
Gaston Crommenlaan 4 bus 410B
9050 Ledeberg, België

Als uw enige doel echter is om uw toestemming met betrekking tot direct marketing te geven of in te trekken, of uw voorkeuren voor direct marketing te wijzigen, kunt u privacy@pozyx.io vragen uw privacy-instellingen aan te passen.

Als uw enige doel is om u uit te schrijven voor een nieuwsbrief, sms-berichten of live calls, kunt u ook op de afmeldlink in de publicatie/e-mail klikken die u hebt ontvangen, of antwoorden met “stop”.

Als uw enige doel is om uw toestemming met betrekking tot een sollicitatie in te trekken, kunt u privacy@pozyx.io vragen uw gegevens te verwijderen.

9.2 Als u daarentegen vragen, opmerkingen of klachten hebt over ons privacybeleid of over hoe we uw gegevens verwerken, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, telefonisch of per e-mail.
Compliance manager
E-mail: privacy@pozyx.io

9.3 Als u klachten hebt over de manier waarop Pozyx uw persoonsgegevens verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

‍